FAQ

G E R A L

O que é WorkOrderApp?

WorkOrderApp é uma aplicação para empresas ou freelancers, que precisam de uma ferramenta de apoio ao seu negócio, mais concretamente na gestão das agendas dos seus funcionários de serviço (field agent management). Tem por objetivo reduzir o consumo de papel dentro da sua empresa e automatizar a faturação junto dos seus clientes, caso integre WorkOrderapp com seu ERP ou CRM.

Como é que WorkOrderApp funciona?

WorkOrderApp tem dois interfaces: um componente web que se destina a quem gere as Ordens de Trabalho e a aplicação para o seu dispositivo móvel (tablet ou Smartphone).

A vertente web (BackOffice) tem acesso às funções de gestão do dia-a-dia dos seus colaboradores e é a partir deste interface que pode criar as ordens de trabalho, que depois serão enviadas para o dispositivo desse funcionário.

A aplicação WorkOrderApp, que deverá correr em cima de um tablet ou smartphone, irá descarregar as ordens que são criadas numa base diária e enviar relatórios de serviços concluídos para o BackOffice, para poder faturar o serviço.

Estou interessado mas gostava de ver WorkOrderApp em ação. É possível?

Sim, é possível agendar uma reunião para apresentação do WorkOrderApp ou uma sessão remota de 20 min. Poderá fazer esse registo online. Clique aqui!

Quais são os pré-requisitos para ter WorkOrderApp?

Para poder trabalhar no BackOffice tem de ter Google Chrome, Safari, Internet Explorer, Mozilla/Firefox instalados no seu computador (Windows ou Apple).

Para o agente (dispositivo tablet ou smartphone), neste momento só é possível correr a aplicação em cima de Android.

Para iOS, WorkOrderApp ainda não está disponível – temos previsão para o final do ano.

Adicionalmente, recomendamos que todos os dispositivos moveis tenham uma ligação com dados, afim de poderem sincronizar ordens com regularidade.

Como é que se instala a aplicação no meu dispositivo móvel?

Simples. Entre com a sua conta Google Play e pesquise por WorkOrderApp.

A aplicação está disponível para a última versão de Android.

A aplicação ainda não está disponível para iOS.

Tenho de ter um dispositivo tablet ou também funciona com um telemóvel (Smartphone)?

Sim, também funciona com o seu telemóvel (smartphone).

Porém, recomendamos um tablet pelo facto de ter um ecrã maior. A ter em conta que o cliente vai poder assinar a ordem de trabalho. A assinatura funciona bem em ambos os dispositivos, mas assinar num ecrã pequeno é diferente se for assinado num ecrã maior.

Preciso de um servidor para ter WorkOrderApp?

Não, não é necessário. WorkOrderApp é uma serviço de Cloud e como tal, não requer a aquisição de servidores para a sua infraestrutura. A segurança e manutenções preventivas são asseguradas por nós.

Tenho que fazer backups ou atualizações?

Não, não será necessário. WorkOrderApp é gerido por uma equipa de especialistas em sistemas de informação. Esta equipa é responsável pela manutenção preventiva da infraestrutura onde WorkOrderApp está alojado. Ao nível de aplicacional, WorkOrderApp vai sofrendo pequenas alterações (melhorias e correção de bugs). Estas atualizações são feitas numa base semanal ou mensal e sem impacto para o cliente.

Posso experimentar WorkOrderApp para perceber se é o que eu procuro para a minha empresa?

Sim, pode! Pode subscrever WorkOrderApp durante 30 dias, sem qualquer compromisso e sem cartões de crédito.

Existe algum contrato, após os 30 dias?

Sim, existe.

Após os 30 dias gratuitos, a conta pode evoluir para uma subscrição paga.

Todas as licenças adquiridas são válidas por um período mínimo de 1 ano. Após um ano, é possível terminar as licenças adquiridas.

O que é acontece à minha conta se eu não evoluir para uma subscrição paga?

Se entendeu que WorkOrderApp não é o serviço que procuram, não há qualquer procedimento adicional.

Poucos dias depois do trial terminar, a conta é suspensa e posteriormente cancelada. Todos os dados da sua conta serão eliminados/removidos da nossa base de dados.

L I C E N C I A M E N T O

Quantas licenças no mínimo tenho que adquirir?

No mínimo duas licenças. Uma para a conta Web (BackOffice) e um para o seu dispositivo móvel (seja ele tablet ou smartphone).

Adquiri WorkOrderApp com 5 licenças. Preciso de mais, como posso fazer?

No painel de controle, clique em licenças. Carregue no botão “encomendar” para adquirir mais licenças.

Quantas versões existem?

Existem duas versões – a versão Base e a versão Plus. Clique aqui para ver as diferenças.

Posso fazer o upgrade da versão Base para Plus a meio do contrato?

Sim, pode. Mas é preciso ter em conta a periodicidade do seu pagamento. Se subscreveu o pagamento anual, será necessário pagar apenas a diferença. Se faz mensalmente, pagará a diferença no mês seguinte. Para mais informações, envie um email para suporte@workorderapp.pt.

Posso ter um mix entre licenças Base e Plus?

Essa configuração não é possível. A sua conta ou é Base ou Plus. As funcionalidades são ativas ao nível do backoffice e não dos agentes instalados nos dispositivos.

Posso ter múltiplas contas web?

Sim, é possível e com vários níveis de acesso (Access Roles). Para mais informações envie-nos um email para suporte@workorderapp.pt.

Tenho uma empresa no grupo. Posso criar uma conta especifica para esta empresa e atribuir-lhe ordens de trabalho?

Sim, WorkOrderApp está preparado para ter uma cadeia de comando. Ou seja, haver uma conta principal (onde também tem de haver dispositivos) e ter uma ou mais contas secundárias. Esta é a solução ideal para grupo de empresas onde partilham serviço entre elas ou com necessidade em delegar ordens de trabalho.

Esta funcionalidade também pode ser usada por empresas que tenham uma ou mais empresas como parceiras.

Tenho uma empresa no grupo. Se tiver uma conta secundária, esta só pode ver os seus clientes?

A conta principal consegue visualizar apenas os seus clientes. A conta secundária consegue ver apenas os seus e não o da conta principal. Ao atribuir uma Ordem de Trabalho a uma conta secundária, esta conta irá poder consultar o que foi preenchido pelo operador da conta principal (materiais, nome do cliente, telefones de contato, etc.). Não há partilha de dados entre contas (clientes, materiais ou registo de horas).

Quero cancelar, posso?

Todos os contratos têm um período mínimo de 12 meses (1 ano). Se as suas licenças já têm um ano é possível terminar licenças que não estão em uso.

Posso fazer o downgrade da minha versão?

Sim, é possível. Envie-nos um email para suporte@workorderapp.pt.

F A T U R A Ç Ã O

Qual o período de faturação?

As nossas faturas são emitidas no final de cada mês. Caso a periodicidade seja anual, será no final do mês em que adquiriu essas licenças. Adicionalmente, poderá consultar todas as faturas com a sua conta de backoffice (em faturas).

De que forma é feito o pagamento?

Poderá optar por um dos seguintes métodos: cartão de crédito VISA, Maestro e Mastercard ou por débito direto (através do seu  IBAN). Este último requer autorização do titular de conta.

Como é que é processado o pagamento da minha subscrição?

Após a conclusão do seu trial (30 dias gratuitos), a sua conta evolui para uma subscrição paga. O nosso parceiro Buckaroo (www.buckaroo-payments.com) irá solicitar que realize o pagamento, tendo em conta a versão selecionada e as licenças que adquiriu durante o seu trial. Para mais informações, envie-nos um email para suporte@workorderapp.pt.

Optei pela subscrição mensal. O vosso parceiro Buckaroo irá fazer este pedido todos os meses?

Não. Só será necessário preencher uma vez o pagamento, a não ser que o seu cartão de crédito expire. A partir do momento que o nosso parceiro Buckaroo processa com sucesso o primeiro pagamento, os seguintes serão feitos de forma automática.

De que forma fazem o tratamento de dados bancários?

WorkOrderApp não é uma entidade bancária e como tal, não guarda os seus dados bancários. A entidade que faz essa gestão, é a empresa Buckaroo, uma entidade internacional reconhecida mundialmente pela qualidade dos seus serviços e produtos de processamento. Para se ter um nível de comparação, será o equivalente à entidade SIBS em Portugal.

Qual o valor da versão Base e Plus?

A versão Base tem um valor mensal de €10 (por device) e a Plus (por device) é de €14.

Uma vez que a empresa mãe, WorkOrderApp B.V. (com sede na Holanda) é a empresa que emite as faturas, os pagamentos intercomunitários estão isentos de IVA. Ou seja, pagará ou €10 ou €14 por por device, dependendo da versão que escolheu.

I N T E G R A D O R E S

O que é um integrador?

Se tiver um software ERP/CRM na sua empresa, poderá ser útil integrar WorkOrderApp com o seu software de ERP/CRM. Assim, após a conclusão do serviço feito pelo seu agente, o seu ERP poderá emitir de forma automática uma fatura para o cliente final.

Tenho um ERP/CRM, mas que não está na vossa lista. É possível ainda assim fazer essa integração?

Deverá ser possível. Caso o seu ERP não se encontre na nossa lista, terá de usar a nossa “open API”. Fale com o nosso suporte para mais esclarecimentos: suporte@workorderapp.pt.

Existem pré-requisitos para integrar WorkOrderApp com o meu ERP/CRM?

Existem alguns.

Idealmente, os nossos integradores funcionam muito bem com outros produtos de Cloud. Porém, caso tenha um servidor na sua rede e pretenda fazer uma integração, também é possível. Será necessário analisar de que forma iremos integrar WorkOrderApp com o seu ERP/CRM.

Tipicamente é feito um scheduler que corre no seu servidor, em determinadas horas e que faz o “fetch” de ordens concluídas para o seu ERP.

Adicionalmente, e em alguns cenários mais complexos, poderá ser necessário ter IP fixo na sua ligação à Internet.

Os integradores têm algum custo?

Depende do integrador que for necessário.

Alguns integradores têm um custo mensal e um custo de setup (como SAP, por exemplo).

O integrador que foi desenvolvido por nós (open API) é gratuito.

Note que será necessário usar o integrador especifico para cada tipo de ERP. Não é possível usar o integrador gratuito WorkOrderApp (openAPI) para integrar um SAP.

Tenho centenas de clientes, muitos materiais e muitos funcionários. É possível importar esses dados do meu ERP/CRM?

Sim, é possível. O seu ERP deverá estar integrado e quando integrado, é possível sincronizar clientes (moradas, telefone, etc.), materiais, contatos, funcionários, etc. Para mais informações, envie-nos email para suporte@workorderapp.pt.

S U P O R T E

WorkOrderApp tem algum nível de suporte?

Todos os clientes têm acesso a suporte por Chat, Email ou Telefone (+351 211 153 261) e em Português.

É possível ter suporte noutras línguas (Inglês, Espanhol, Holandês e Alemão).

O suporte funciona entre as 9:00 até às 18:00 – hora local. Para suporte noutras línguas, o horário é entre as 8:00 e as 17:00.

Gostava de ter uma função ou outras funcionalidades no WorkOrderApp. É possível?

Novas ideias são sempre bem-vindas. Porém, nem sempre podemos aceder a todas os pedidos. Contudo, envie-nos informações acerca da função que gostava de ver na nossa plataforma. A nossa equipa irá analisar o seu pedido: suporte@workorderapp.pt.

Prometemos que lhe damos uma resposta!

Como faço o registo de um dispositivo na minha conta?

Primeiro, verifique se tem as contas dos seus funcionários criadas.

De seguida, já no seu dispositivo, introduza o código da sua empresa (informação consta no Painel de Controle). Preencha os campos ID do funcionário e nome. Valide a ligação. Espere uns minutos.

Verifique com a sua conta web que o funcionário está associado aquele dispositivo.

Tenho dúvidas ou questões. Posso pedir suporte?

Sempre que entender que é necessário. Estamos cá para o ajudar e não paga mais por isso – envie um mail para suporte@workorderapp.pt.

O U T R A S

O que são "materiais"?

Materiais são items de consumo para o cliente. Por exemplo, ao criar uma Ordem de Trabalho pode especificar que vai entregar um “Computador” ou mais.

Pode usar Materiais para designar serviços, por exemplo:

1 Hora de Suporte Onsite

Determine as quantidades por cada material. O funcionário que executa o serviço poderá aumentar ou diminuir o número de materiais consumidos durante o serviço.

Eu vou realizar um serviço a um cliente, mas quem paga é outra entidade. Como faço?

Quando está a criar a Ordem de Trabalho pode especificar o cliente a faturar e o que cliente final onde será realizado o serviço.

Para que serve o registo de horas?

Há vários cenários possíveis com o registo de horas:

  1. o cliente paga por hora de serviço e aí, é necessário introduzir as horas que cada funcionário usou em cada Ordem. Esse registo pode ou não ser ilustrado na Ordem de Trabalho;
  2. para o controlo de horas e para calculo de indicadores de performance, pode ser obrigatório a cada funcionário registar as suas horas. Estas horas podem ou não ser ilustradas na Ordem de Trabalho;

A ter em conta que podem existir vários tipos de horas. Exemplo: Semana (09:00-18:00), Hora extra (18:00-22:00), Fim-de-semana, etc. Cada tipo de hora pode ter um custo por hora diferente e um valor de venda. Na Ordem de Trabalho, WorkOrderApp irá calcular o total do serviço com base nestas regras. Para efeitos de relatório, é possível perceber a performance mensal dos funcionários, bem como, calcular margens de venda de horas de serviço.

Se o seu ERP estiver integrado com WorkOrderApp, estas horas serão enviadas para o software.

O que são formulários? Para que servem?

Formulários são associados às Ordens de Trabalho. No fundo servem para o cliente criar o seu próprio formulário, uma vez que são objetos livres de utilização. Mas grande parte dos nossos clientes utiliza os Formulários para criar checklists, validações de serviço, algo muito especifico que pode ser necessário para verificar quando um serviço é executado. Os formulários são preenchidos pelo funcionário quando este está a fechar a Ordem de Trabalho.

Quero que o relatório PDF enviado para o cliente tenha certos conteúdos. É possível?

Sim, é possível. Nas configurações PDF pode especificar os items que deseja imprimir: número de horas utilizadas, nome dos funcionários, materiais de consumos, preços, valores horas, etc. Pode também alterar os textos das mensagens enviadas para os clientes, bem como, rodapé e logotipo.

Posso ter múltiplos layout de relatórios PDF?

Sim, é possível. Porém essa funcionalidade apenas está disponível para a versão Plus. Pode criar regras de utilização dos PDF. Por exemplo: para avarias utilizar um formato especifico, para instalações um layout com mais descrições, ou para um cliente especifico, deseja incluir determinado tipo de informações e o logotipo do cliente.

Como funciona o GPS?

O GPS está ativo nos dispositivos moveis, por defeito. Quando o funcionário liga a aplicação, a sua localização é enviada para a sua conta. O GPS tem como função ajudar a designar o melhor funcionário para executar um serviço, com base na sua localização.

Qual a diferença entre o Painel de Planeamento Base e Plus?

Para pequenas empresas, a versão Base deve funcionar. É possível arrastar as Ordens de Trabalho diretamente para uma hora no calendário, de um funcionário numa vista semanal.

Plus, é mais completo, pois permite filtrar competências de funcionários, analisar percursos no mapa dos funcionários, filtrar Ordens de Trabalho por grupos de trabalho, etc. Permite ainda ter uma vista semanal, mensal ou diária.

Posso incluir fotografias na minha Ordem de Trabalho?

Sim, a aplicação inclui a função de tirar fotografias. As fotografias podem ser usadas como histórico do serviço feito, demonstrar execução do serviço ou para mostrar o antes e o depois.

As fotografias vão anexas ao relatório da Ordem, que são enviados para o cliente final (embora possa ser excluido).

Preciso de notificar os meus cliente. É possível enviarem SMS?

Sim, é possível.

Por defeito, quando subscreve a conta, tem disponível um crédito de 25 SMS para poder utilizar sem qualquer custo.

O SMS pode ser configurado para enviar uma notificação de agendamento ou lembrete.

O SMS é enviado com o nome da sua empresa. Será necessário preencher os dados deste serviço, em Definições/Gestão SMS.

Para mais informações, envie um email para suporte@workorderapp.pt.